Le télétravail est une pratique en vogue qui tend à se démocratiser. Concrètement, elle consiste en la réalisation d’une activité professionnelle en dehors des locaux de l’entreprise. Qu’elle soit à la demande du salarié ou de l’employeur, la qualité de sa mise en place est cruciale.
Il est inimaginable, par exemple, de ne pas avoir accès aux ressources nécessaires à la fourniture du travail. Elles peuvent être d’ordre matériel (ordinateur, accès internet) ou encore logiciel (à l’identique de ce qui est disponible sur site).
Si le choix parmi une pléthore d’outils peut être compliqué, voici un tour d’horizon des indispensables.
La messagerie d’entreprise
Principal artisan de la dématérialisation, la messagerie d’entreprise est un incontournable à la mise en place du télétravail. Plusieurs raisons sont à avancer :
- Utiliser des adresses mails professionnelles : les adresses personnelles sont à bannir, pouvant être sources de piratages et autres pertes d’informations sensibles.
- Véhiculer le nom de la société : rattachées le plus souvent au nom de domaine, la société est mise en valeur lors de chaque envoi. Les échanges avec les clients s’en trouveront facilités.
- Bénéficier d’offres adaptées : de la part des différents fournisseurs, en particulier si les effectifs (et besoins associés) sont conséquents.
- Posséder un espace de stockage sécurisé : facilitant la communication interservices mais également avec les différents clients (transmission de documents …).
- Centraliser la gestion par le service informatique : plus de doute sur des paramétrages complexes à réaliser par chaque employé, cette gestion garantit un gain de temps non négligeable et une harmonisation du système d’information.
La téléphonie IP
Son principe est simple : utiliser le réseau internet pour transmettre les communications téléphoniques. Elle est aussi nommée téléphonie IP ou encore VOIP (Voice Over Internet Protocol).
Ses avantages se révèlent intéressants pour le télétravail :
- Garantir la mobilité : un salarié possède son propre poste et non une ligne. Il est ainsi possible de conserver le même numéro de téléphone, même à domicile.
- Réduire la charge d’administration : l’utilisation du réseau internet permet de s’affranchir de la maintenance de deux types de lignes : l’une dédiée à la voix et l’autre aux outils informatiques.
À noter que vous pouvez tout aussi bien passer un appel à une seule personne.
- Faciliter l’installation et diminuer les coûts : un simple câble réseau permet de se connecter facilement. Les communications étant comprises dans l’abonnement internet, le coût de ces dernières reste maitrisé.
Malgré l’omniprésence du mail, une autre piste, complémentaire à ce dernier, est digne d’intérêt : Microsoft Teams.
Microsoft Teams
Cette solution de communication collaborative, possédée par Microsoft, propose plusieurs volets qui dynamiseront les interactions, aussi bien textuelles que vocales.
- Messagerie instantanée : le mail garantit une bonne traçabilité mais cette fonctionnalité favorise la réactivité. Qu’il s’agisse d’une simple question ou d’un renseignement urgent, l’employé en télétravail est accessible facilement.
La possibilité de créer différents groupes assure de conserver le fil de la discussion et de se tenir informé, même si la personne n’est pas présente physiquement dans l’entreprise.
- Visioconférence : réunir les interlocuteurs en présentiel n’est pas toujours chose aisée, en particulier s’ils sont à des centaines de kilomètres.
Le recours à la visioconférence permet d’organiser simplement des réunions en audio ou vidéo. Le partage d’écran offre la possibilité de présenter les supports comme cela pourrait se faire autour d’une table.
À noter que vous pouvez tout aussi bien passer un appel à une seule personne.
Création rapide de réunions : en quelques clics une invitation est envoyée aux participants. Aucun besoin d’enregistrement ou possession de compte Microsoft n’est nécessaire pour participer.
Il suffira de se connecter grâce au lien transmis par l’hôte de la réunion.